第24回寺子屋サルーンを開催しました(令和3年3月13日)

令和3年3月13日(土)に、第24回寺子屋サルーン「『Zoom会議を開いて話し合おう!』Zoomホスト体験講座」を開催しました。
講師は、第22回・第23回のZoom講座でも講師を務めていただいた、特定非営利活動法人セカンドリーグ茨城の奈良間英樹さんです。

 

今回の講座では、ホスト(主催者)としてミーティングを開催するために必要な知識や注意点について学び、ホストが使える機能やミーティングに便利なツールの体験を行いました。

 

イントロダクション

アイスブレイク

まずは、Zoomに表示される名前を読んでもらいたい名前に変更し、簡単な自己紹介のアイスブレイクを行いました。
アイスブレイクとは、自己紹介や簡単なミニゲームなど様々な手法で行う参加者同士の軽いコミュニケーションのことで、講義や議論の導入に、参加者の緊張をほぐして参加しやすい環境を作ることを目的に行います。

 

Zoomの基本とホストの役割

まずはZoomについて、有料プランと無料プランの機能差や、Zoomで使われる用語など、Zoomの概要について説明がありまし
た。その後、ホストとしてミーティングを開催する流れを学びました。

ミーティングの開催

ミーティングを開催するホストは、まず新規ミーティングを立ち上げます。
開催日時が事前に決定している場合は、スケジュールを設定することで、その日時に自動でミーティングを立ち上げることも可能です。

ミーティングを立ち上げたら、そのミーティングにアクセスするためのURL、ID、パスコードを参加者へ通知し、ミーティングに招待します。
招待は、メールやSNSのメッセージサービスを通じて行うことができます。

また、待機室という機能を有効にしておくと、入室する参加者を管理することができます。
待機室にいる参加者は、ホストの許可がない限りミーティングルームに入室できません。これにより、知らない人が入室したり、時間外に入室されることを防ぐことができます。
 
ミーティング内で、ホストは参加者の様々な権限を管理できます。
状況や開催の形態に合わせて、参加者のカメラやマイクのON・OFF、チャット機能の有無、参加者の画面共有の有無などを設定できます。

 

ファシリテーションについて

グループでの議論を円滑にするために、ホストは「ファシリテーション」について心に留めておく必要があります。

ファシリテーション(facilitation)とは、人々の活動が容易にできるよう支援し、うまくことが運ぶよう舵取りすること。
集団による問題解決、アイデア創造、教育、学習等、あらゆる知識創造活動を支援し促進していく働きを意味します。
その役割を担う人がファシリテーター(facilitator)であり、会議で言えば進行役にあたります。

―――――出典:ファシリテーションとは – FAJ:特定非営利活動法人 日本ファシリテーション協会

 

実践1:ブレイクアウトルームを体験

ブレイクアウトルームとは、Zoomで使える機能の1つで、参加者をグループ分けすることができます。
グループ毎に議論することが可能で、ホストはグループ数やメンバーの振り分け、ブレイクアウトルームの制限時間などを設定することができます。
また、共同ホスト機能を使い、各ブレイクアウトルームに一時的なホストを設定することもできます。

体験

実際に、ブレイクアウトルームを設定するホストの目線を体験しました。
参加者の皆さんを2グループに分け、ブレイクアウトルームに入室してもらうグループと、共同ホストとしてブレイクアウトルームを管理するグループに分かれ、ホスト視点を交互に体験しました。

 

Zoomと使えるツール

次に、Zoomに備わった会議向け機能や、相性の良い外部ツールを紹介していただきました。

Zoomに備わった機能

ホワイトボード
ホストの画面共有からホワイトボードを選択すると、自由に書き込んだ図やテキストを共有することができます。

 

外部ツール

GoogleGoogleジャムボード
GoogleジャムボードはGoogleが提供するホワイトボードサービスです。
より操作性や利便性が高く、付箋機能が使えるため、参加者それぞれの発言を視覚的に整理しやすくなります。
一人がGoogleのアカウントを所持していれば、権限の設定でGoogleアカウントを持っていない参加者も書き込むことができ、クラウド自動保存のため保存忘れもありません。

Googleスライド
Googleスライドは、Googleが提供するスライドサービスです。
ホワイトボードやジャムボードのようにフリーハンドで文字や絵を描くのではなく、テキスト入力が主となります。
スライドを複数作成し、ブレイクアウトルーム毎に割り振って使用することができます。
こちらもGoogleのサービスであるため、設定することで参加者全員が書き込みでき、クラウドに自動保存されます。

 

実践2:ツールを使ってワークをしよう

学んだツールや機能を使って、実際に会議を体験しました。
ブレイクアウトルーム毎に、「それぞれの団体の課題を解決しよう」というテーマで話し合ってもらい、結果を発表してもらいました。

 

Zoom開催にあたっての注意点

最後に、学んだことや経験なども踏まえて、ホストとしてミーティングを開催する際の注意点をおさらいしました。

参加者の状況

参加者の皆さんがどのような環境・状態で参加するのかを把握し、あらかじめ注意喚起しておくことでトラブルが減ります。
特に、インターネット環境、使用する端末、アカウント(有料・無料)の有無、リテラシー、アプリのバージョンに気を配る必要があります。

画面共有

画面共有の際には、個人情報や社外秘情報の流出に気をつける必要があります。
ブラウザのタブやファイル名などから意図せず情報が共有されてしまうため、画面共有時にはデスクトップやブラウザなどの表示に注意します。

音声・音響

Zoomで起こりやすいトラブルが、音声トラブルです。
今回の講座は会場参加とオンライン参加が混在する形で開催しましたが、こういった会場型オンラインの際には、ハウリングが起こりやすくなります。

イヤホンマイクやマイクスピーカーなどを使い、音響を整えることが重要です。

 

さいごに

今回は、寺子屋サルーン初のオンライン参加を交えた開催となりました。
ワークショップでは、PCで参加している方・タブレットで参加している方で使える機能やできることが異なってくるため、スムーズに話し合いができない場面もありました。

しかし、皆さんが積極的に「それならこうしたらどうか」「こうすればいいのではないか」と意見を出し合い、協力して取り組んでくださったため、とても良い経験になりました。
ホストとしてミーティングを開催することに不安があった方も、「失敗してもいい場でホストを経験できて良かった」と自信につなげてくださいました。

これにて、令和2年度の寺子屋サルーンは終了いたしました。
沢山の方にご参加いただき、誠にありがとうございました。